Arbeitszeit-, Absenzen-, Spesen- und Leistungserfassung

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis #

Kanton St-Gallen Finanzdepartement Personalamt AZALEE Dokumentation Handout Arbeitszeit-, Absenzen-, Spesen- und Leistungserfassung Modul projekto.pro für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter v 1.12

Einleitung #

Änderungskontrolle Version 0.90 091 092 093 094 095 096 0.97 0.98 0.99 1.00 1.01 1.02 1.03 1.04 1 05 1.06 1.07 1.08 1.09 1.10 1.11 1.12 Prüfung Version 096 0.99 Freigabe Version 099 Datum 03.08.2009 06.08.2009 07.08.2009 13.08.2009 14.09.2009 16.09.2009 29.09.2009 04.12.2009 10.12.2009 10.04.2010 10.11.2010 24.01.2011 28.03.2011 19.05.2011 01 .07.2011 02.12.2011 13.12.2011 12.06.2012 19.06.2012 09.10.2013 21.07.2015 18.09.2017 10.04.2018 prüfdatum 02.12.2009 23.04.2010 Ausführende Stelle ZEIT AG / ma Kanton St.Gallen / mm ZEIT AG / ma Kanton St.Gallen / mm Kanton St.Gallen / mm ZEIT AG ma Kanton St.Gallen / mm ZEIT AGI ueb ZEIT AG / ma Kanton St. Gallen I ga Kanton St.Gallen Kanton St.Gallen I mm Kanton St.Gallen / ga Kanton St.Gallen / je Kanton St.Gallen / mm Kanton St. Gallen / mm Kanton St.Gallen / ga Kanton St.Gallen I mm Kanton St.Gallen I ce Kanton St. Gallen I mm Kanton St.Gallen I mm Kanton St. Gallen I se Kanton St.Gallen I se prüfende Stelle/n Kanton St.Gallen / ae, ga Kanton St. Gallen / ae Bemerkungen/Art der Änderung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Überarbeitung Entwurf Neues Release Sämtliche Spesenbelege sind auszu- drucken Bezug Ferien gemäss effektiver Ar- beitszeit Neues Layout Überarbeitung Kleine Korrekturen Kapitel 2.5 Übersicht Absenzcodes emeuert (eingefügt durch mm) Überarbeitung R12.01 Überarbeitung R12.01 Überarbeitung R13.03 Überarbeitung R14.02 Kap. 7 / Link eingefügt Kap. 2.2.1 12.6 mit HOM ergänzen Bemerkungen Prüfung Prüfung Freigabe-Datum Freigebende Stelle/n Bemerkungen 23.04.2010 Kanton St. Gallen / ae Freigabe 2/29
projekto.pro 14.2 1.4 Starten bei Mehrfachanstellung Falls Sie im System als Person mit Mehrfachanstellung erfasst sind, erscheint nach dem Doppelklicken des Icons ein Abfragedialog, in dem Sie auswählen können, für wel- Ches Anstellungsverhältnis Sie sich anmelden möchten. Dabei werden nur die aktiven An- stellungen angezeigt: Anstellungsauswahl Personalnr 0089883903 Finanzdepartement (FBI SFO CC sap HR 4 BLO 488 FinanzerUAdmin MV 6/29
1.5 Darstellung Menüleiste Svmbolleiste Register Selektionsleiste 24 o Datumsnaviqation Naviqationsleiste Buchunqsmaske Zentrales Element ist die Tagesansicht. Hier werden im Register PRÄSENZZEIT Arbeits- zeiten und Absenzen, im Register RESSOURCEN Spesen und Inkonvenienzen sowie im Register PROJEKTZEIT Leistungen erfasst. Standardmässig öffnet das Programm im Register PRÄSENZZEIT. Falls die Navigationsleiste links auf Ihrem Bildschirm nicht erscheint, klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht und wählen Sie dann den Eintrag projekto.pro Leiste aus. 1.5.1 Icons Allgemein Die Schaltflächen werden abhängig von der ausgeführten Aktion angezeigt. Erster Datensatz Vorheriger Datensatz Nächster Datensatz Letzter Datensatz Auf-labsteigend nach Feld sortieren (direkt in der Maske) Filtem der bestehenden Datensätze Löschen des aktuellen Datensatzes Suchen eines bestimmten Datensatzes Alles rückgängig machen bis zur letzten Speicherung 7/29
Zuri.ick weite, Speichern der gemachten Änderungen Ausschneiden der aktuellen Markierung Kopieren der aktuellen Auswahl Einfügen einer kopierten Auswahl Zurück zur letzten Ansicht Weiter zur vorherigen Ansicht 1.5.2 Anpassung Darstellung (Projektzeit und Ressourcen) Die Tagesansicht in den Registem PROJEKTZEIT und RESSOURCEN kann jeweils indi- viduell angepasst werden, d.h. es können Spalten ein- und ausgeblendet werden. Klicken Sie hierfür in der Me- nüleiste auf Ansicht und wählen Sie dann den Eintrag Ansicht anpassen. „ Es wird ein neues Fenster geöffnet. Die Spalten können nun mit der linken Maustaste direkt zu den bestehenden Spaltenüberschriften in der Buchungsmaske gezogen I agesanslcht ÔÇó Li bersi:ht Best werden: Mitarbeiter TEST ZuweniO Zeit Gewünschte Spalte hinüberziehen, Ley e A Letz'e Anden.ro v«, S t ewcc& in um Sie 8/29

Präsenzzeiten und Absenzen erfassen in projekto.pro #

1.5.3 Benutzereinstellungen zurück setzen Wenn Ihnen Menüelemente oder Icons fehlen, können Sie auch sämtliche Ansichtsein- stellungen zurücksetzen. Dabei bleiben Ihnen die Favoriten und gespeicherten Buchun- gen erhalten. Wählen Sie dazu im Menü gen>Benutzereinstellungen zurücksetzen: QeÔÇóug Projekto.pro wird dadurch neu gestartet. Die erscheinenden Meldungen können Sie je- weils mit [Ua]bzw. [Ok] bestätigen. 2 Präsenzzeiten und Absenzen erfassen in projekto.pro 2.1 Präsenzzeit erfassen Wählen Sie in der Navigationsleiste [Euchenl Tagesansicht. Allenfalls müssen Sie noch in ins Register PRÄSENZZEIT wechseln. Angezeigt wird automatisch der aktuelle Tag. Mittels Datumsnavigation kann ein anderer Tag für die Bearbeitung gewählt werden. TEST ÔÇó 2 4 Als Kurzeingabe dient der Button [Einfügen] oder die Taste [Insert]. Nachdem die Taste gedrückt wurde, kann mittels Tastatur die Zeit eingeben und mit der [Enten-Taste bestätigt werden. 9/29
Es stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Uhrzeit zu erfassen: Uhrzeit-Eingabe mit Doppelpunkt zwischen Stunden und Minuten: 8:30 wird zu 08:30 Uhr Uhrzeit-Eingabe ohne Doppelpunkt zwischen Stunden und Minuten: 0830 wird zu 08:30Uhr Uhrzeit-Eingabe mit Dezimalpunkt zwischen Stunden und Minuten: 8.5 wird zu 08:30 Uhr Achtung: Es ist zu beachten, dass die Eingabe der Uhrzeit mit Punkt als Industrie-Minute (100stel) automatisch in 60stel Stunden umgerechnet wird. Die Eingabe 8.15 wird also zu 08:09 Uhr (8 Uhr und 9 Minuten). 130 Die erfasste Uhrzeit wird logisch in den Tagesab- lauf eingeordnet. Es muss eine gerade Anzahl an Stempelungen vorhanden sein, sodass die letzte Buchung ein G für Gehen aufweist. Fehlt eine Stempelung, erscheint Oben im Bildschirm eine entsprechende Meldung «Stempelung fehlt». 2.1 .l Icons präsenzzeiterfassung Mutationsverlauf MA-Tagesbemerkung erfassen Assistent zur Erfassung oder Löschung von Absenzen in einem bestimmten Da- tumsbereich (Mutationsplanung) Assistent zur Erfassung einer neuen Präsenzzeitstempelung oder Absenz Erfasst eine neue Präsenzzeitstempelung am aktuellen Tag zur aktuellen Uhrzeit. Erfasst eine neue Stempelung Bearbeitet die selektierte Stempelung Löscht die selektierten Stempelungen 2.1.2 Tagestotal T agestotal Datum 09102013 TZ-Grad 100% G leitzeit Sollzeit: Ist Gerundet:' Ist Effektiv. 00 00 0824 04:42 0000 Diese Anzeige befindet sich im Register PRÄSENZZEIT auf der rechten Seite. Hier wird die Arbeitszeit des gewählten Tages ausgewiesen (Ist Gerundet). Die Differenz zur Sollzeit wird als Gleit- zeitsaldo gutgeschrieben Oder abgezo- gen. Die Arbeitszeit «Ist Gerundet» entspricht üblicherweise der Arbeitszeit «Ist Effek- tiv». Eine Abweichung kann nur durch einen automatischen Pausenabzug oder eine dienstliche Abwesenheit erzeugt werden. Unter «Ist Gerundet» mit einem wird ange- zeigt, wie lange am aktuellen Tag bis zum aktuellen Zeitpunkt bereits gearbeitet wurde. 10/29
Der Gleitzeitsaldo weist die Differenz zwischen der Tages-Sollzeit und dem Saldo Ist Ge- rundet aus: 2.1.3 Gleitzeitsaldo = Ist Gerundet - (Soll Vormittag + Soll Nachmittag) Saldoanzeige 8807 O Diese Anzeige befindet sich im Register PR├àSENuElT auf der linken Seite. Die Saldi zeigen im aktuellen Monat jeweils die momentan aufgelaufenen Saldi bis zum heutigen Tag an. In den vergangenen Monaten zeigen sie die Saldi per letzten Kalendertag des Monats an. um zu den weiteren Saldi zu wechseln, klicken Sie auf den grünen Kreis 2.2 Absenzen erfassen Der Absenzplanungsassistent eignet sich, wenn Sie die gleiche Absenz an mehreren Tagen eingeben wollen (z.B. Ferien). Wählen Sie in der Navigationsleiste [Buchen] Ta- gesansicht und wechseln Sie anschliessend ins Register PRÄSENZZEIT. Betätigen Sie nun den markierten Button rechts unten im Bildschim, um den Absenzplanungsassistenten zu 2 starten. Klicken Sie auf den Button [Weiter] bis Sie zum Schritt 3: Datumsbereich gelangen. Überprüfen Sie das Datum und mutieren Sie dieses falls nötig. Erfas- Sen Sie in den beiden Feldern , Von Datum' und ,Bis Datum' den Zeitraum sowie die Wochentage, an de- nen Einträge vorgenommen werden sollen. Klicken Sie anschliessend nochmals auf den Button Weiter]. Wählen Sie nun unter ,MutationstypÔÇó, Ob es sich um eine Absenz in Stunden oder eine Absenz in Tagen handelt. Im Feld ,Absenzcode' kann die gewünschte Absenz ausgewählt werden (s. auch Kapitel 2.6). 3 Definieren Sie nun im Feld ,Absenzare, Ob es sich um eine Tages Oder Halbtagesabsenz handelt. Wenn Sie im Feld ,Mutationstyp' Absenz in Stunden ausgewählt haben, tragen Sie die Anzahl Stunden ein. Anschliessend sind alle zwingenden Angaben vorhanden und Sie können direkt den Button [Eertig] anklicken. Schritte 5-6 Bemerkung'; „Bestätigen ' und , Teilzeitgrad berücksichtigen') sind optio- nal und nicht zwingend auszuführen. „Bestätigen' heisst, dass Sie für jeden Eintrag [OK] drücken müssen. Die Funktion , Teilzeitgrad berücksichtigen ' unter Schritt 6 hat keine Auswirkungen. 11/29
2.2.1 Homeoffice Die Absenz Horneoffice muss als Absenz in Stunden eingetragen werden. S tu-On HOM ccde Absenz.' Diese Absenz wird als unbezahlte Absenz gerechnet, d.h. sie fliesen nicht in die Gleit- zeit. Somit muss dazu jeweils noch die Zeit erfasst werden, während der man tätig war: agesstempelkarte [ä TEST KA Finanzdeøanement (FD) Cil eozeit: -07:52 115:55 TOO 6.10 W 14 April Dienstag rZG,ad 31e itZ e i t Von. SOI 1 zeit Nachm. Ist effektiv 04: 30 13 14 16 18 23 27 17 24 28 28 12 2s 26 30 6 13 20 27 31 14 21 28 22 29 HOM G 12:0- K t3:nÔÇó 1530- Letzte M Walöl lacua:ne 1347 -00:32 02:21 04:30 10.04.2018 S d ucken 12/29
2.3 Erfassung mittels Kurzeingabe Anstelle des Mutationsdialogs Absenzplanung können Absenzen auch direkt mittels Kur- zeingabe über die Tastatur erfasst werden. Die Kurzeingabe eignet sich, wenn Sie den Code der Absenz kennen und diese nur an einzelnen Tagen eingeben wollen. Drücken Sie den Button [Einfügen] oder die Taste [Insert] und geben Sie die ge- wünschte Einheit ein (z.B. T gefolgt von einem Leerschlag und der Kurzbezeichnung «FER» für Ferien) und bestätigen Sie die Eingaben mit der Taste [Enter]. Die Buchung im Beispiel lautet «T FER». Es können folgende Einheiten verwendet werden: V Tag Vormittag N R Nachmittag Rest des Tages (bei Stundenabsenzen) Es können auch Stundenabsenzen erfasst werden, indem die Zeitmenge nach der Kurz- bezeichnung erfasst wird z.B. «DAW 2» für zwei Stunden Dienstliche Abwesenheit. Achtung: Mitarbeitende im Stundenlohn können nur Stundenabsenzen erfassen. 2.4 Eintrag löschen Um eine Stempelung oder Absenz zu löschen, muss diese markiert werden. Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag 2.5 Freier Tag bei Teilzeitangestellten Teilzeitangestellte müssen für ihren freien Tag auch eine Buchung erfassen, da ohne Bu- Chung eine Fehlermeldung erscheint. Die Buchung kann mittels Absenzplanungsassistent (Absenzcode Teilzeitfrei) oder mit der Kurzeingabe (T TZF) vorgenommen werden. 2.6 Übersicht Absenzcodes Bei Abwesenheiten wird grundsätzlich die tägliche Sollzeit' angerechnet. Bei Mitarbeiten- den mit einem Beschäftigungsgrad von 100 Prozent stimmt die tägliche Sollzeit mit der ef- fektiven Arbeitszeit überein. Die Eingabe erfolgt normalerweise in Tagen (ZB. T KRA). Bei Teilzeitmitarbeitenden ist die effektive Arbeitszeit2 häufig fix auf einzelne Wochentage verteilt und entspricht nicht der täglichen Sollzeit. Insbesondere bei Absenzen an einzel- nen Tagen kann sich dies nachteilig auf die zu erbringende wöchentliche Arbeitszeit aus- wirken. Deshalb ist es bei diversen Absenzen möglich, die effektive Arbeitszeit anzurech- nen. Die Eingabe erfolgt in Stunden (z.B. KRA 8:24). Umgekehrt darf bei der Erfassung der effektiven Arbeitszeit an Tagen, an denen nicht gearbeitet wird, keine Absenz bzw. nur T TZF (Tag TeilZeitFrei) eingetragen werden Die verenbarte wöch├ªmthche Arbeitszet verteilt sich auf fünf BG 100%: 42 Arbeitsstunden je Woche. t"iche Sollzet 8:24 Stunden (dezimal 8.4 Stur%ien) BG je Wcrhe, Sollzeit 6:43 Stunden (dezimal 6,72 Stunc├ën) Bei Teilzeit Wird die vereinbarte wöchentliche Arbeitszet häufig unregelmässig auf die Woche verteilt. z.B. BG 80%: 43 Arbeitsstunden Woche, vertelt auf vier Arbeitstage, effektive Arbeitszeit an vier Tagen 8:24 Stunden BG 50%: 21 je Wtxhe, verteilt auf 2.5 effektive an zwei 8:24 Sttnden und an eW1em Tag 4:12 Stunden 13/29
Für diverse Absenzen ist im Personalrecht ein Gesamtanspruch definiert, der auch bei ei- ner Eingabe in Stunden eingehalten werden muss (z.B. Lohnfortzahlung bei Krankheit 12 Monate innert 3 Jahren, Ferienanspruch 23 Tage, Anspruch für die Ausübung eines öf- fentlichen Amtes maximal 15 Tage usw.). In diesen Fällen darf bei der Eingabe der effekti- ven Arbeitszeit nicht mehr auf den Anspruch in Tagen abgestellt werden, da die Stunden bei der Überprüfung des Gesamtanspruchs wieder in Tage gemäss dem vereinbarten Be- schäftigungsgrad umgerechnet werden. Bei einem Beschäftigungsgrad von 50 Prozent entspricht beispielsweise der Bezug von 8:24 Stunden bezahlten Urlaubs für ein öffentli- ches Amt zwei Tagen. Bei plötzlicher Erkrankung eines Mitgliedes des Haushaltes oder eines nahen Angehöri- gen kann jeweils bis maximal zwei Tage die effektive Arbeitszeit aufgeschrieben werden. Code DAW AUS BU NBU KRA FER TRE OAM JUS BET MIL ZIV FEU HEI TOD UMZ VAT MUT SCH GLA UEB UNB HOM Beschreibung Dienstliche Abwesenheit Ausbildung I Weiterbildung Berufsunfall Nichtberufsunfall Krankheit Ferien Treu rämienurlaub Öffentliches Amt Ju end und S rt Betreuu nicht Militär Zivilschutz Feuerwehr Heirat Todesfall / Beerd Umzu Vaterschaftsurlaub Mutterschaftsudaub Schule Lernende Kom nsation Gleitzeit Kom nsation berzeit Unbezahlte Absenz Homeoffice Erfassung Eingabe der effektiven Arbeitszeit möglich (im Einvernehmen mit dem Oder der Vorgesetz- ten Eingabe der effektiven Arbeitszeit möglich (maximal 8:24, 8:36 oder 8:48, je nach Band- breitenmodell) Eingabe in Tagen, angerechnet wird die tägli- che Sollzeit Eingabe in Stunden, Ohne Anrechnung der tä lichen Sollzeit 14/29

Spesen und Inkonvenienzen #

3 Spesen und Inkonvenienzen Nummer B ezeichnung K ein Projekt 3.1 Spesen erfassen Achtung: Damit Spesen und Inkonvenienzen erfasst werden können, müssen die entsprechenden Ressour- Cen und Objekte den Persönlichen Listen zugeordnet sein. Falls bei Ihnen Projekte oder Ressourcen fehlen und Sie weitere benutzen wollen, wenden Sie sich bitte an die mutationsverantwortliche Stelle in Ihrem Amt 0- der an Ihre Superuser im Departement Hinweis: Für sämtliche Buchungen können Favoriten angelegt werden. Mit Favoriten können Sie eine Buchung vornehmen Ohne dass Sie immer wieder alle Elemente aus- wählen müssen. Sie können den Favoriten direkt in die Buchungsmaske ziehen (mehr darüber erfahren Sie im Kap. 42). Wählen Sie in der Navigationsleiste [Buchen] Tagesansicht und wechseln Sie anschliessend ins Register RESSOURCEN. Stellen Sie nun in der Datumsnavigation den gewünschten Tag ein, den Sie bearbeiten möchten. 10 s' Vortag kopieren 2 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Buchungsmaske und wählen Sie Buchung erfassen. 15/29
Nachdem Sie die Menge (z.B. 150 km) Oder den Betrag von nicht pauschalen Spesen (z.B. 40.00 für Bahnbillett) eingetragen haben, wählen Sie im Feld ,Projekt Bezeichnung' das Projekt aus, das Sie mit den Spesen belasten wollen. Fallen die Spesen projektunab- hängig an, so wählen Sie das Projekt «S» Spesen Oder das Projekt «A» für Andere Ausla- Mel* Restm"e 15am Pro*kt 8ezeZhn... S pesen x Ressourcen 8 ezeZhrurg Keil pro*t zdepartement Ar&re Auslagen Öffnen Sie nun im Feld „Ressourcen Bezeichnung' den Ressourcenkatalog mit dem markierten Button. Wählen Sie die gewünschte Ressource respektive Spesenart aus: I res01D x Der Ansatz für die Entschädigung für Auto-km wird über die Anzahl bereits erfasster Kilo- meter ermittelt. Sämtliche Auto-Km erfassen Sie deshalb über Ressource Auto km, limi- tiert (Ressource Nr. 89). Andere Ressourcen wie z.B. Rückvergütung Halbtax (Ressource Nr. 6160) können nur bis zu einer bestimmten Menge erfasst werden. Wieviel Sie noch erfassen können wird Ihnen in der Spalte «Restmenge» angezeigt (allenfalls müssen Sie die Spalte manuell zuordnen (s. Kapitel 1.5.2)). Die bereits erfasste Anzahl Auto km oder der bereits ausbezahlte Beitrag ans Halbtax kann auch mit dem Report Ressourcenbu- Chungsjoumal (s. Auswertunqshandbuch, Kap. Ressourcenbuchung>ioumal) ausgewertet werden. 16/29
3.2 Inkonvenienzen erfassen Hinweis: Wenn Sie diese Inkonvenienzen als Favoriten ablegen, können Sie einfach bei jedem Dienst den Favoriten in die Buchungsmaske ziehen (Favoriten s. Kap. 4.2 Die Inkonvenienzen für Arbeit werden autornatisch durch Eingabe der Zeiten erfasst (z.B. CHF 6.80 für Arbeit an Samstagen und/oder Sonntagen und/oder in der Nacht). Es sind also lediglich die Inkonvenienzen für Bereitschafts- und Präsenzdienst bzw. die Pauschal- Inkonvenienzen manuell einzufügen Wählen Sie in der Navigationsleiste [Buchen] Tagesansicht und wechseln Sie anschliessend ins Register RESSOURCEN. Stellen Sie nun in der Datumsnavigation den gewünschten Tag ein, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Buchungsmaske und wählen Sie Chung erfassen. zei IESr OB St 9 Müller Test ÔÇó 3 2 u o Y o FSS ÔÇó 8' 723 'S »2011 10 3 S27 Nachdem Sie die ,Menge' 1 (z.B. für einen Präsenzdienst) im entsprechenden Feld ein- getragen haben, wählen Sie im Feld ,projekt' das Inkonvenienzen-Projekt ihres Amtes / Ihrer Anstalt aus. Die Bezeichnung beginnt mit «l». Öffnen Sie nun im Feld ,Ressourcen Bezeichnung' den Ressourcenkatalog und wählen Sie die gewünschte Zulage aus. J Restrnen* PI*kt-NL Proier Bezeichrmg Ressource.. Resscucen Bezeichur,g PLAT SJD PLAT Nacht Nach dem Erfassen einer allfälligen Bemerkung speichem Sie Ihre Eingaben. 17/29
3.3 Spesen und Inkonvenienzen drucken Achtung: Es müssen alle Spesenbelege ausgedruckt werden. Dort, wo Spesen mittels Beleg (z.B. Parkgebühr) entstanden sind, sind die entsprechenden Zusatzbelege an den Spesenbeleg zu heften. Wie der Spesenprozess genau abläuft, d.h. an welche Stelle die Belege weitergegeben werden müssen, wird in den einzelnen Departementen bzw. Dienststellen festgelegt. Klicken Sie in der Navigationsleiste links unten auf [Auswertungen] Listenauswahl und wählen Sie dann die Auswertung ,Mitarbeiterspesenabrechnung Gruppiert' aus. Nehmen Sie im rechten Teil des Fensters die gewünschten Selektionen vor. Im unteren Bereich der Listensteuerung können der Datumsbereich (von ÔÇö bis), der Kostensatz (intem / extem) sowie Buchungsstati selektiert werden. Im Zweifelsfalle sollten alle Haken gesetzt sein. Die Ausgabe kann mittels des Buttons rechts unten als Bildschirmanzeige mit [Seitenansicht], mit [Drucken] als papierdruck Oder mit [Exportieren] als Dateiex- port erfolgen. 4 2 3 Sie können Spesen und Inkonvenienzen auch getrennt und / oder nach einzelnen Ressourcen aufgeschlüsselt auswerten. Verwenden Sie dazu den Report Ressourcenbu- Chungsjoumal (s. Auswertungshandbuch, Kap. Ressourcenbuchungsioumal). 18/29

Leistungen erfassen #

4 Leistungen erfassen Nummer x B e zeichnung Kein Projekt Achtung: Damit Spesen und Inkonvenienzen erfasst werden können, müssen die entsprechenden Ressour- Cen und Objekte den Persönlichen Listen zugeordnet sein. Falls bei Ihnen Projekte Oder Ressourcen fehlen und Sie weitere benutzen wollen, wenden Sie sich bitte an die mutationsverantwortliche Stelle in Ihrem Amt o- der an Ihre Superuser im Departement. Hinweis: Für sämtliche Buchungen können Favoriten angelegt werden. Mit Favoriten können Sie eine Buchung vomehmen ohne dass Sie immer wieder alle Elemente aus- wählen müssen. Sie können den Favoriten direkt in die Buchungsmaske ziehen. Mehr darüber erfahren Sie im Kap. 4.2. Wählen Sie in der Navigationsleiste [Buchen] Tagesansicht und wechseln Sie anschliessend ins Register Projektzeit. Stellen Sie in der Datumsnavigation den gewünschten Tag ein, den Sie bearbeiten möchten. Taqesansvcht ÔÇó Müller Test ÔÇó 2 M t," D FSS '2 13 u 'S 22 Ü24 8827 & 29 3331 3 'S 19202' 22 a 24 z 83331 12 S 4 1 EST De st st Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Buchungsmaske und wählen Sie chung erfassen. 19/29
Nachdem Sie die Zeit (z.B. 2:30) im entsprechenden Feld eingetragen haben, wählen Sie im Feld ,Projekt Bezeichnung' das Projekt / Objekt aus, auf welches Sie eine Buchung vomehmen wollen. Zusätzlich kann im Feld , Tätigkeitsbezeichnung' die Buchung ge- nauer spezifiziert werden, indem die Art der Tätigkeit erfasst wird Im Feld ,Externe Bemerkungen' kann pro Buchung eine freie Bemerkung erfasst wer- den. Speichern Sie Ihre Eingabe am Schluss ab. 4.1 Übersicht Ist Gerundet:" Zähler zeit Zu verteil, Zeit: yerteilte Zeit: Best: Ist gerundet: Zählerzeit: Zu verteilende Zeit: Verteilte Zeit: Rest: 0635 00:00 06:35 04:00 02:35 Berücksichtigte Arbeitszeit aus dem Register Präsenzzeit Für AZALEE nicht relevant Zeit, die insgesamt verteilt werden muss Bereits auf Projekte erfasste respektive verteilte Zeit Differenz aus Zu verteilende Zeit ÔÇö Verteilte Zeit (also noch zu verteilen) 20/29
4.2 Favoriten für Leistungen und Ressourcen erstellen In den Favoriten können wiederkehrende Buchungen für Projekte I Objekte (Leistungser- fassung) Oder Ressourcen (Spesen) gespeichert werden. Wählen Sie in der Navigations- leiste [Buchen] Tagesansicht und wechseln Sie anschliessend ins Register PRO- JEKTZEIT oder RESSOURCEN. Blenden Sie nun die Favoriten ein, indem Sie auf der Menüleiste Ansicht >Eavoriten wählen. Azaleebonutzer T ost ÔÇó Nachdem das Favoritenfenster eingeblendet wurde, kann via Rechtsklick eine neue Gruppe oder ein Favorit erstellt werden. Es kann auch eine bestehende Buchung aus der Buchungsmaske ins Favoritenfenster gezogen werden (s. Bild unten). 21/29
Tost ÔÇó Nachdem Sie die Buchung hinübergezogen haben, er- scheint ein neues Fenster. Hier können Sie dem Favo- riten eine Bezeichnung ge- ben (Feld ,DeutscW) und allenfalls weitere Einstel- lungen vomehmen. Drü- cken Sie anschliessend auf 22/29

Monatsvisierung #

Favoriten Stundenbuchungs Favoriten Übersicht I st Gerundet: ÔÇó Zähler zeit: Zu verteil. Zeit: Yerteilte Zeit: Best: 06:42 00:00 06:42 04:00 02:42 Ebenfalls per Drag & Drop kann der erstellte Favorit aus dem Favoritenfenster in die Buchungsmaske in einen beliebigen Tag ge- zogen werden. Für Pro- jektbuchungen und Res- sourcenbuchungen (Spe- Sen) müssen separate Fa- voriten angelegt werden. Zeit ' Projekt 0400 Die Einstellungen eines Favoriten können Sie durch Doppelklick auf den entsprechenden Favoriten ändem. Sämtliche Werte wie Tätigkeiten, Bemerkungen oder Mengen können dort hinterlegt werden. 5 Monatsvisierung 5.1 Monatsübersicht Präsenzzeit Die Auswertung «Monatsliste presento.pro/projekto.pro» dient als Monatsübersicht für die geleistete Arbeitszeit. Ebenfalls sind sämtliche Saldi sowie Absenzen und Fehler ersicht- lich Kontrollieren Sie bitte anhand dieser Liste ihre monatliche Zeiterfassung, bevor Sie die Monatsvisierung vomehmen. Tage oder Bereiche mit Fehlermeldungen können nicht visiert werden. Klicken Sie in der Navigationsleiste links unten auf (Auswertungen] Listenauswahl Wählen Sie dann die Auswertung ,. Monatsliste presento.pr&projekto.pro' 23/29
Monatslisto prosontopro proloktopro ÔÇó 2 otS2mo ÔÇó s 2010 4 5 Wenn Sie auf (Seitenansicht] klicken, erscheint eine Monatsübersicht. Allfällige Fehler- meldungen erscheinen in der Spalte ganz links; die Codes werden am Ende der Liste auf- geführt und erklärt; z.B. Fl = Stempelung fehlt, F2 = Minimale Arbeitszeit nicht erreicht 24/29
<img src="https://blogs.phsg.ch/medienwerkstatt/files/2021/08/image-25.png" alt="onat
5.3 Monatsvisierung Achtung: für presento.pro-Visum gilt: Tage mit einer Fehlermeldung (ZB. Stempelung fehlt) können nicht visiert werden. Beim Selektieren des Visums kontrolliert das System die Berechtigungen und das Visum, welches zu Beginn des gewählten Zeitraums gesetzt ist. Ist an diesem ersten Tag bereits ein Visum gesetzt, kann das gleiche nicht mehr aus- gewählt werden. Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras >lagevisum setzen. 1. Schritt: Personen wählen Schauen Sie, dass Ihr Name im Feld angezeigt wird. Drücken Sie ansonsten auf den But- ton [Personen auswählen] und verschieben Sie ihren Namen auf die redlte Seite. Drücken Sie im Anschluss auf [Weiterl Schntt Personen Wählen 2. Schritt: Datumsbereich und Visumsart wählen o Im Feld , Von Datum' und im Feld „Bis Datum' kann der gewünschte Zeitraum, der visiert werden soll, ausgewählt werden. Setzen Sie den Haken bei ,projekto.pro Visum setzen' bzw. ,presento.pro Visum setzen', wählen Sie das Mitarbeiter-visum aus und klicken Sie anschliessend auf den Button [Weiter]. Im nächsten Bild sehen Sie eine Zusammenfas- Sung Ihrer Selektion. Drücken Sie zur Bestätigung die Taste [Fertig]. Achtung: Das Monatsvisum kann rückgängig gemacht werden, indem dieselbe Selektion vorgenommen und bei der Visumsart ,Kein Visum' ausgewählt wird. Wenn Sie kein Vi- Sum wählen, werden sämtliche gesetzten Visa gelöscht Solange das Abteilungsleitervi- sum nicht gesetzt ist, können Sie Ihr Visum wieder löschen, um allenfalls noch Änderun- gen an der Projektzeit oder bei den Spesen vorzunehmen. 26/29
Schritt 2. Datumsbereich und Visums ahlen 2 1 3 4 Zum Ändern der Präsenzzeit muss das Monatsvisum nicht wieder entfemt werden. Für Änderungen der Projektzeit- Oder Ressourcenerfassung darf kein Visum gesetzt sein. Ent- weder wiederholen Sie die Schritte in diesem Kapitel und wählen zum Schluss «Kein Vi- sum» oder sie klicken in der Tagesansicht am betreffenden Tag mit der rechten Maus- taste in den grünen Balken «Visum Mitarbeiter(in)» am unteren Bildschirmrand und wäh- len «Kein Visum». Mit dem gleichen Vorgehen können Sie das Visum auch wieder setzen. Als Stoppuhr Buchung s tar ten Gelöschte QKNnqen... anzeigen... V tag koøeÔÇóren Verwen RessourcenbJ&ung erfassen 27/29
5.4 Visierungsübersicht im Kalender 21 S S 24 8 X 27 Durch Setzen des Hakens , Visum' wird im Kalender je für die Register PRÄSENÜEIT (presento) und PROJEKTZEIT[RESSOURCEN (projekto) angezeigt, wie der aktuelle Stand der Visierung ist: weiss grun gelb rot = nicht visiert = Visum Mitarbeiter(in) gesetzt = Visum Abteilungsleiter(in) gesetzt = Visum Personaldienst gesetzt 28/29

Auswertungen / Hilfe & Support #

6 Auswertungen Beschreibungen zu Reporten und Auswertungen finden Sie im Auswertungshandbuch un- ter http://static_intranet_sg_ch/Nachsch'agen[internJazalee dokumentation/manual_xm' 7 Hilfe 1 Support In der Menüleiste gelangen Sie über das markierte Symbol in das Handbuch ÔÇóvÔÇóon projekto.pro. Datei Bearbeiten Ansicht Enras Zurück Buchen Fakturieren Projekto Hilfe FI ZEIT AG Webseite... Listen So erreichen Sie uns Über projekto.pro„. Sollten Sie mit dem Oben erwähnten Handbuch und den Handouts auf der Intranetseite httpsIl/intranet.sg.ch/personelles/Seiten/ZeitÔÇöAbsenzenÔÇöund-Leistungserfassung.asu nicht zur gewünschten Lösung kommen, wenden Sie sich bitte als: zeit-, absenz- oder leistungserfassende/-r Mitarbeiter/-in an die mutationsverantwortli- che Stelle in Ihrem Amt Mutationsverantwortliche/-r an die Superuser in Ihrem Departement Superuser an die Administratoren im Personalamt 29/29

Finanzen, projekto
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